「Latihan Kepatuhan」 Bukan Penamat: Reka Bentuk Tadbir Urus yang Berkesan

Perangkap “Menghadiri Latihan = Selesai Tindakan”

Berikutan penamatan program televisyen ‘Ano Channel’, kandungan latihan kepatuhan yang dijalankan oleh stesen utama telah dilaporkan. Menurut artikel, latihan tersebut tertumpu pada senarai “perkara yang tidak boleh dilakukan”, seperti “definisi gangguan” dan “perkara yang perlu diberi perhatian dalam hantaran media sosial”.

Para pengurus PKS di Malaysia, adakah anda pernah mengalami situasi ini? Latihan kepatuhan setahun sekali. Kumpulkan pekerja, baca bahan, dan minta mereka menandatangani borang pengesahan kehadiran. Kemudian, anda fikir “langkah tadbir urus sudah selesai”.

Namun, “kepercayaan terhadap latihan” inilah yang menjadi risiko terbesar.

Mekanisme “Kesan Sebaliknya” yang Dibawa oleh Latihan

Latihan yang mengajar “perkara yang tidak boleh dilakukan” mempunyai kesan sampingan tertentu. Iaitu, ia menghilangkan keupayaan pekerja untuk membuat keputusan.

Contohnya, pekerja yang hanya diajar peraturan “Jangan hantar maklumat syarikat di media sosial” akan mula teragak-agak walaupun untuk berkongsi maklumat yang sesuai dengan rakan niaga. Apabila ditanya “Adakah ini kelabu?”, mereka hanya belajar “contoh yang salah” dalam latihan. Mereka tidak mempunyai kriteria untuk membuat keputusan.

Akibatnya, mereka mengelak risiko yang sepatutnya diambil, dan kelajuan perniagaan menjadi perlahan. Inilah hakikat “struktur syarikat yang mementingkan kepatuhan semakin merosot”.

Intipati Masalah ‘Ano Channel’

Intipati masalah kali ini bukan sekadar “pelanggaran kepatuhan”. Ia adalah kegagalan mekanisme untuk berhenti dan berfikir “Adakah ini okay?” di lokasi produksi.

Artikel tersebut melaporkan suara bahawa “kawalan kendiri di lapangan menjadi lebih ketat” selepas latihan. Maksudnya, latihan menambah “perkara yang tidak boleh dilakukan”, tetapi reka bentuk “bagaimana untuk melakukannya dengan betul” ditinggalkan.

“Reka Bentuk Keputusan” yang Diperlukan oleh PKS

Apa yang perlu dicapai oleh PKS bukanlah “menghafal larangan”, tetapi memiliki “reka bentuk keputusan”.

Secara khusus, tiga perkara berikut perlu dijelaskan dalam syarikat:

1. Tujuan perniagaan: Mengapa perniagaan ini dijalankan?
2. Risiko yang boleh diterima: Sejauh manakah kegagalan boleh diterima?
3. Syarat keputusan: Siapa yang membuat keputusan, dan berdasarkan kriteria apa?

Contohnya, pengurusan media sosial untuk perniagaan baharu. Jika tujuannya adalah “meningkatkan kesedaran jenama”, risiko sedikit kontroversi mungkin boleh diterima. Sebaliknya, jika tujuannya adalah “mengekalkan hubungan dengan pelanggan sedia ada”, pengurusan yang berhati-hati diperlukan.

Dengan cara ini, bukannya melarang secara “seragam” dalam latihan, reka bentuk kriteria keputusan berdasarkan konteks perniagaan. Inilah titik perubahan tadbir urus daripada “bertahan” kepada “menyerang”.

Salah Faham dan Kebenaran “Budaya Bersuara”

Pada masa yang sama, artikel yang menjelaskan salah faham “pelaporan dalaman = pengaduan” juga mendapat perhatian. Artikel ini menekankan kepentingan “budaya bersuara”.

Walau bagaimanapun, adalah berbahaya bagi PKS untuk menyasarkan “tempat kerja di mana segala-galanya boleh diperkatakan”. Kerana tanpa mekanisme untuk menjamin kualiti ucapan, ia hanya akan menjadi “sesi mengeluh”.

Tiga Peraturan untuk Menggalakkan Ucapan yang Membina

Kaedah yang berkesan dalam syarikat yang saya bantu adalah seperti berikut:

1. Peraturan melaporkan “masalah” dan “cadangan” sebagai satu set: Bukan sekadar rungutan, tetapi minta cadangan penambahbaikan.
2. Seragamkan “format” laporan: Sediakan templat dengan urutan “Fakta → Kesan → Cadangan tindakan”.
3. Sistem menilai pelapor: Jadikan pekerja yang melaporkan masalah awal sebagai subjek penilaian.

Dengan ini, bukannya “cakap sahaja”, tetapi “ucapan berdasarkan pemikiran” akan meningkat, dan kualiti keputusan pengurusan akan bertambah baik.

Reka Bentuk Tadbir Urus Era AI

Selain itu, berita bahawa Ajinomoto sedang membangunkan platform tadbir urus AI juga memberi banyak pengajaran kepada PKS. Di syarikat besar, peraturan penggunaan AI mula direka dalam konteks “pengurusan data”.

PKS juga perlu memberi perhatian kepada dua perkara berikut:

1. Peraturan tentang apa yang boleh dimasukkan ke dalam AI: Garis asas untuk tidak memasukkan maklumat pelanggan atau rahsia syarikat ke dalam AI.
2. Siapa yang akan menyemak output AI: Prinsip bahawa keputusan akhir dibuat oleh manusia.

Ini juga, bukannya melarang “Jangan guna AI” dalam latihan, tetapi dengan berkongsi reka bentuk “bagaimana untuk menggunakannya”, kreativiti di lapangan dapat dimanfaatkan.

“Tadbir Urus Reka Bentuk” yang Boleh Dimulakan Hari Ini

Akhir sekali, berikut adalah tiga tindakan yang boleh anda lakukan mulai esok:

1. Semak semula kandungan latihan kepatuhan: Tambahkan “kriteria keputusan” selain “larangan”.
2. Tetapkan satu “format” laporan: Buat peraturan supaya semua pekerja melaporkan dalam format yang sama.
3. Ringkaskan peraturan penggunaan AI dalam satu halaman: Nyatakan apa yang boleh dimasukkan dan siapa yang akan menyemak output.

Tadbir urus bukanlah “tentang tidak melanggar”, tetapi “teknik reka bentuk untuk mencapai tujuan perniagaan”. Jangan biarkan ia berakhir dengan latihan. Dengan menyediakan kriteria keputusan yang boleh digunakan di lapangan, PKS dapat merealisasikan tadbir urus yang kukuh dengan memanfaatkan mobiliti mereka.

Mengapa tidak menyemak semula “latihan kepatuhan” syarikat anda dari asas?