Berita melaporkan bahawa pasukan bola keranjang profesional B.League, SeaGulls, dikehendaki menyerahkan “Rancangan Penambahbaikan Tadbir Urus” sebagai syarat untuk lesen musim hadapan. Tindakan liga mewajibkan “penambahbaikan tadbir urus” sebagai syarat lesen yang spesifik amat bermakna.
Namun, terdapat perangkap yang sering dihadapi oleh banyak organisasi. Iaitu, “penyerahan rancangan” itu sendiri menjadi matlamat utama, dan mereka berasa seolah-olah “sudah menambah baik” setelah menghasilkan dokumen yang tebal. Risiko ini amat tinggi terutamanya bagi rancangan yang disediakan atas permintaan luaran. Para pemilik perniagaan PKS, adakah “Dasar Kawalan Dalaman Asas” atau “Peraturan Pematuhan” syarikat anda benar-benar “digunakan” setelah disediakan?
Tadbir urus ialah “reka bentuk pengurusan peringkat tinggi” untuk mencapai matlamat perniagaan. Rancangan hanyalah sebahagian daripada reka bentuk tersebut. Walaupun reka bentuknya cantik, ia tidak bermakna jika tidak digunakan di lapangan. Artikel ini, berdasarkan pengalaman praktikal dengan lebih 38 syarikat, akan berkongsi kaedah konkrit untuk mengubah “Rancangan Penambahbaikan Tadbir Urus” daripada sekadar dokumen penyerahan kepada “dokumen reka bentuk pelaksanaan” yang berkesan, dengan mengambil inspirasi daripada berita terkini.
Detik “Penyerahan Rancangan” Menjadi Matlamat Utama
Kes SeaGulls ialah contoh tipikal di mana pihak luar (B.League) meminta penambahbaikan tadbir urus. Senario serupa sering berlaku dalam PKS, seperti syarat pinjaman daripada institusi kewangan, permintaan audit daripada pelanggan, atau teguran daripada bursa saham semasa persediaan penyenaraian.
Pada masa ini, organisasi cenderung memberi tumpuan kepada matlamat jangka pendek “menyerahkan apa yang diminta”. Bahagian undang-undang atau perakaunan biasanya mengambil alih, merujuk templat sedia ada untuk menghasilkan rancangan yang komprehensif dan “selamat”. Hasilnya, terhasillah rancangan seperti berikut:
- “Mengadakan latihan pematuhan sekali setahun”
- “Menyediakan peraturan pelaporan dalaman”
- “Mengadakan mesyuarat lembaga pengarah setiap bulan”
Pada pandangan pertama, ia tidak salah. Namun, perkara ini hanya menyatakan “apa yang perlu dilakukan (What)” tanpa menerangkan “bagaimana melaksanakannya dan bagaimana hasilnya dimanfaatkan untuk perniagaan (How & Why)”. Dengan ini, rancangan hanya menjadi “dokumen untuk mengisi kotak semakan” dan tidak menyumbang kepada intipati tadbir urus iaitu “reka bentuk untuk menjalankan perniagaan dengan lebih baik”.
3 Langkah untuk Mengubahnya Menjadi “Dokumen Reka Bentuk Pelaksanaan”
Jadi, bagaimana untuk meningkatkan “Rancangan Penambahbaikan Tadbir Urus” yang diwajibkan (atau disediakan secara sukarela) menjadi “dokumen reka bentuk pelaksanaan” yang berkesan? Pertimbangkan 3 langkah berikut.
Langkah 1: Tulis Semula daripada “What” kepada “How & Why”
Pertama, ubah penulisan dalam rancangan. Pecahkan matlamat tindakan abstrak kepada proses pelaksanaan konkrit dan tujuannya.
コメント