Dua Berita Menunjukkan Isu Tadbir Urus yang Sama
Baru-baru ini, dua berita yang membimbangkan telah dilaporkan. Satu adalah isu pemalsuan asal-usul bahan mentah oleh pengeluar gula-gula besar. Ini adalah kes di mana Kementerian Pertanian dan Perikanan mengeluarkan arahan pembetulan. Satu lagi adalah drama pemecatan pengerusi gergasi tenaga BP. Pemecatan pantas dalam tempoh tujuh bulan yang luar biasa singkat ini menarik perhatian saya sebagai pakar tadbir urus.
Sekilas pandang, dua peristiwa ini kelihatan berbeza sama sekali. Namun, terdapat persamaan yang tidak boleh diabaikan oleh pengurus PKS. Iaitu, “penjaga tadbir urus” itu sendiri boleh menjadi risiko.
Dalam kes BP, pengerusi, yang merupakan penanggungjawab tadbir urus tertinggi, menjadi pusat skandal itu sendiri. Dalam kes pengeluar gula-gula, penanggungjawab yang menguruskan proses dari perolehan bahan mentah hingga pelabelan mungkin terlepas pandang penyelewengan.
Berita-berita ini menonjolkan “sudut buta” yang tersembunyi dalam tadbir urus PKS.
Struktur di Mana “Penjaga” Menjadi Sudut Buta
Dalam kebanyakan PKS, hanya segelintir pengurusan atasan seperti presiden dan pengarah urusan yang memikul keseluruhan tanggungjawab tadbir urus. Struktur ini membawa risiko yang besar.
Mari kita lihat dengan lebih dekat drama pemecatan pengerusi BP. Pengerusi BP sepatutnya berada dalam kedudukan untuk menyelia pasukan pengurusan. Namun, didapati bahawa beliau sendiri terlibat dalam skandal masa lalu, dan akhirnya dipecat.
Dengan kata lain, individu yang sepatutnya memantau tadbir urus telah terlibat dalam penyelewengan pihak yang dipantaunya.
Dalam PKS, struktur ini lebih ketara. Jika presiden memikul kedua-dua peranan pengurusan dan tadbir urus, siapa yang akan memantau presiden? Jika presiden terlibat dalam penyelewengan, tiada mekanisme untuk menghentikannya.
Pemalsuan asal-usul oleh pengeluar gula-gula juga sama. Jika penanggungjawab perolehan bahan mentah membuat keputusan untuk memalsukan asal-usul demi mengurangkan kos, dan tiada mekanisme untuk menyemaknya, penyelewengan akan berlarutan.
Apa yang penting di sini ialah kekurangan mekanisme untuk menyemak “penjaga” itu sendiri. Dalam syarikat besar, pengarah bebas atau juruaudit memainkan peranan ini, tetapi PKS tidak mempunyai sumber sedemikian.
Tiga Langkah yang Boleh Diamalkan oleh PKS Mulai Hari Ini
Jadi, apa yang perlu dilakukan oleh pengurus PKS? Dengan bajet dan tenaga kerja yang terhad, berikut adalah tiga langkah yang boleh diamalkan dengan segera.
Langkah 1: Kurangkan Asimetri Maklumat
Sudut buta tadbir urus timbul apabila maklumat tertumpu kepada segelintir individu. Keadaan di mana hanya presiden yang memegang semua maklumat adalah berbahaya.
Secara khusus, langkah-langkah berikut adalah berkesan.
・Wujudkan sistem di mana data perakaunan boleh disemak oleh beberapa orang.
・Pastikan kontrak dengan rakan niaga utama boleh diakses oleh pegawai pengurusan selain presiden.
・Minta pakar luar (akauntan atau peguam) menyemak proses perniagaan secara berkala.
Langkah-langkah ini boleh dilaksanakan dengan alat sedia ada tanpa perlu memperkenalkan sistem khas.
Langkah 2: Wujudkan Peraturan untuk Mengelakkan “Keputusan Seorang Diri”
Dalam PKS, “pengurusan seorang diri” di mana presiden membuat semua keputusan adalah perkara biasa. Namun, ini adalah sudut buta terbesar dalam tadbir urus.
Terutamanya untuk keputusan berikut, wujudkan peraturan yang mewajibkan penglibatan beberapa orang.
・Pemilihan atau perubahan rakan niaga
・Perubahan piawaian kualiti bahan mentah atau produk
・Perubahan besar dalam harga jualan
・Keputusan untuk memasuki perniagaan baharu
Jika keputusan ini dibuat oleh presiden seorang diri, pastikan untuk mengadakan mesyuarat yang melibatkan penanggungjawab perakaunan dan penanggungjawab operasi, serta menyimpan minit mesyuarat.
Langkah 3: Jalankan Latihan dengan Mengandaikan “Perkara yang Tidak Diduga”
Apa yang mengejutkan dalam drama pemecatan pengerusi BP ialah ia terbongkar dalam tempoh tujuh bulan yang singkat. Ini bermakna, tidak kira betapa kukuhnya sistem tadbir urus, perkara yang tidak diduga boleh berlaku.
Untuk PKS, kami mengesyorkan menjalankan latihan menggunakan senario rekaan seperti berikut setahun sekali.
・Jika presiden tiba-tiba dimasukkan ke hospital, siapa yang akan mengambil alih pengurusan?
・Jika rakan niaga utama muflis, bagaimana untuk bertindak balas?
・Jika penyelewengan ditemui dalam syarikat, siapa yang akan menyiasat dan bagaimana untuk melaporkannya?
Melalui latihan ini, sudut buta tadbir urus dapat dikesan lebih awal.
Beralih kepada Tadbir Urus sebagai “Reka Bentuk”
Setelah membaca setakat ini, mungkin ada yang berfikir, “Syarikat saya tidak memerlukan sistem yang begitu rumit.”
Namun, kes pemalsuan asal-usul dan BP menunjukkan bahawa ia boleh berlaku di syarikat dari sebarang saiz. Malah, PKS mempunyai sudut buta tadbir urus yang lebih besar, dan apabila penyelewengan berlaku, ia boleh menjadi masalah serius yang mengancam kelangsungan syarikat.
Tadbir urus bukanlah “peraturan untuk tidak melanggar.” Ia adalah “reka bentuk untuk melindungi dan mengembangkan perniagaan.”
Kes BP mengajar kita tentang risiko pemimpin atasan sendiri terlibat dalam penyelewengan. Kes pengeluar gula-gula menunjukkan risiko penyelewengan di peringkat operasi yang berlarutan.
Untuk melindungi syarikat daripada risiko ini, adalah penting untuk mewujudkan keadaan di mana “seseorang sedang memantau” pada setiap masa. Mari kita bina mekanisme untuk ini sedikit demi sedikit, bermula hari ini.
Sebagai tindakan konkrit, cuba angkat agenda berikut dalam mesyuarat pengurusan minggu depan.
・Adakah proses membuat keputusan semasa melibatkan semakan oleh beberapa orang?
・Adakah terdapat bidang di mana presiden membuat semua keputusan?
・Jika presiden melakukan penyelewengan, adakah mekanisme untuk menghentikannya?
Menghadapi soalan-soalan ini sendiri adalah langkah pertama dalam tadbir urus.
コメント