Lembaga Pengarah: Bagaimana Pejabat Setiausaha Mengubah Keberkesanan Tadbir Urus

“Tulang Belakang” Lembaga Pengarah Sedang Berubah

Laporan yang diterbitkan oleh PwC (PricewaterhouseCoopers) pada tahun 2024, “Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah yang Berkembang (Corporate Secretary, dsb.) – Mengapa Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah Kini Menjadi Tumpuan?”, telah memberikan perspektif baharu dalam dunia tadbir urus korporat.

Laporan ini menunjukkan bahawa peranan Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah sedang berubah daripada sekadar “penyedia mesyuarat” kepada “rakan kongsi strategik” yang mereka bentuk dan mengendalikan keseluruhan tadbir urus korporat.

Bagi ramai pemilik PKS, “Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah” mungkin kedengaran asing. Namun, dengan memahami dan mengaplikasikan sistem ini dalam syarikat anda, keberkesanan tadbir urus boleh berubah secara drastik.

Artikel ini, berdasarkan laporan PwC, akan menerangkan cara khusus untuk PKS menggunakan Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah dengan berkesan dan kaedah reka bentuknya.

Mengapa Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah Kini Menjadi Tumpuan?

Laporan PwC menyusun perubahan peranan yang diperlukan oleh Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah kepada tiga perkara.

Pertama, meningkatkan kecekapan operasi lembaga pengarah. Selain penyediaan minit mesyuarat dan penyelarasan jadual tradisional, ia kini memerlukan penyediaan maklumat awal kepada pengarah dan penetapan keutamaan agenda.

Kedua, pengukuhan pematuhan. Peranan untuk menyemak terlebih dahulu samaada perkara yang diputuskan oleh lembaga pengarah mematuhi undang-undang dan artikel penubuhan menjadi semakin penting.

Ketiga, sokongan tadbir urus strategik. Untuk membolehkan lembaga pengarah membincangkan strategi perniagaan secara substantif, maklumat yang sesuai perlu disusun, dianalisis, dan disediakan.

Perubahan ini bukan sahaja terpakai kepada syarikat besar, malah juga kepada PKS. Untuk mengubah lembaga pengarah daripada “badan pengesahan formal” kepada “badan pembuat keputusan substantif”, reka bentuk pejabat setiausaha adalah kuncinya.

Tiga Cabaran Lembaga Pengarah yang Dihadapi PKS

Kebanyakan PKS yang pernah saya bantu mempunyai cabaran yang sama berkaitan lembaga pengarah mereka.

Cabaran 1: Kualiti Mesyuarat Rendah
Ini adalah kes di mana lembaga pengarah menjadi sekadar sesi laporan. Tumpuan diberikan kepada laporan kemajuan dari setiap jabatan, tanpa perbincangan mengenai strategi perniagaan. Ini berpunca daripada kegagalan pejabat setiausaha menetapkan agenda dengan betul.

Cabaran 2: Maklumat Tidak Mencukupi
Dokumen yang disediakan kepada pengarah adalah tidak mencukupi, menyebabkan keputusan dibuat tanpa pertimbangan yang mendalam. Ini amat kritikal terutamanya jika terdapat pengarah bebas.

Cabaran 3: Rekod Tidak Tepat
Minit mesyuarat adalah formalistik, tidak merekodkan siapa berkata apa atau bagaimana perbincangan membawa kepada keputusan. Ini menimbulkan risiko besar jika berlaku masalah di kemudian hari.

Kesemua cabaran ini boleh diselesaikan dengan memperkukuhkan fungsi Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah.

Reka Bentuk Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah yang Boleh Dilaksanakan oleh PKS

Merujuk kepada laporan PwC, saya akan menerangkan kaedah reka bentuk Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah yang boleh dilaksanakan oleh PKS dalam tiga langkah.

Langkah 1: Penempatan Kakitangan Khas

Pertama, tempatkan seorang kakitangan khas untuk Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah. Pasukan berbilang orang seperti syarikat besar tidak diperlukan. Kakitangan dari jabatan perancangan perniagaan atau jabatan am boleh merangkap, tetapi tanggungjawab dan kuasa berkaitan pengendalian lembaga pengarah mesti dijelaskan.

Secara khusus, tugaskan mereka dengan tugas berikut:

• Penyelarasan jadual lembaga pengarah dan penghantaran notis panggilan mesyuarat
• Penyediaan dan pengedaran awal dokumen agenda (sekurang-kurangnya seminggu sebelum mesyuarat)
• Penyediaan dan penyimpanan minit mesyuarat
• Pengumpulan soalan dan permintaan daripada pengarah
• Semakan pematuhan undang-undang bagi perkara yang akan diputuskan

Langkah 2: Peraturan Reka Bentuk Agenda

Seterusnya, klasifikasikan agenda lembaga pengarah kepada “Perkara Laporan”, “Perkara Perbincangan”, dan “Perkara Keputusan”, dan jelaskan kriteria bagi setiap satu.

Contohnya, tetapkan peraturan seperti berikut:

• Perkara Laporan: Prestasi bulanan setiap jabatan, kemajuan projek (boleh digantikan dengan pengedaran dokumen bertulis)
• Perkara Perbincangan: Cadangan perniagaan baharu, kelulusan pelaburan modal (peruntukkan masa perbincangan 20 minit atau lebih)
• Perkara Keputusan: Pelantikan pegawai, pemeteraian kontrak penting (semak keperluan undang-undang terlebih dahulu)

Klasifikasi ini membolehkan masa lembaga pengarah digunakan dengan lebih berkesan.

Langkah 3: Penyediaan Maklumat Awal yang Menyeluruh

Langkah paling penting untuk meningkatkan keberkesanan lembaga pengarah ialah penyediaan maklumat awal yang menyeluruh. Edarkan semua dokumen agenda sekurang-kurangnya seminggu sebelum mesyuarat untuk membolehkan pengarah membuat pertimbangan awal.

Selain itu, pastikan dokumen agenda mengandungi elemen berikut:

• Latar belakang dan tujuan agenda
• Pelbagai pilihan (Pilihan A, Pilihan B, Pilihan C)
• Kebaikan dan keburukan setiap pilihan
• Pilihan yang disyorkan dan alasannya

Ini membolehkan tumpuan diberikan kepada “perbincangan” pada hari mesyuarat.

Corak Kegagalan Biasa dan Langkah Mengatasinya

Berikut adalah tiga kegagalan biasa yang sering berlaku apabila PKS memperkenalkan Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah.

Kegagalan 1: Pemilik Syarikat Merangkap sebagai Setiausaha
Jika pemilik syarikat sendiri merangkap sebagai setiausaha, ia boleh menyebabkan manipulasi agenda atau berat sebelah maklumat. Pastikan orang yang bebas ditempatkan untuk peranan ini.

Kegagalan 2: Minit Mesyuarat Hanya Mencatat “Kesimpulan”
Jangan hanya catat “diluluskan” atau “ditolak”, tetapi rekodkan juga perbincangan yang berlaku. Ini dapat mengurangkan risiko pertikaian di kemudian hari.

Kegagalan 3: Kurang Prihatin Terhadap Pengarah Bebas
Pengarah bebas tidak biasa dengan hal ehwal dalaman syarikat. Ambil langkah seperti mengadakan taklimat individu terlebih dahulu untuk merapatkan jurang maklumat.

Tiga Kesan Positif Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah

Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah yang direka dengan baik akan memberikan kesan berikut kepada PKS.

Kesan 1: Kualiti Keputusan Meningkat
Dengan penyediaan maklumat yang mencukupi dan pelbagai pilihan, perbincangan dalam lembaga pengarah menjadi lebih mendalam. Hasilnya, keputusan yang lebih baik dapat dibuat.

Kesan 2: Risiko Pematuhan Berkurangan
Dengan menyemak pematuhan undang-undang perkara yang akan diputuskan terlebih dahulu, keputusan yang menyalahi undang-undang dapat dicegah. Pemeriksaan terhadap transaksi kepentingan bercanggah dan kewajipan tidak bersaing adalah amat penting.

Kesan 3: Penggunaan Pengarah Bebas Dipertingkatkan
Apabila persekitaran yang membolehkan pengarah bebas menyumbang disediakan, pengetahuan dan rangkaian mereka dapat dimanfaatkan sepenuhnya.

Kesimpulan: Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah adalah “Menara Kawalan” Tadbir Urus

Seperti yang dinyatakan dalam laporan PwC, Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah bukan sekadar “penyedia mesyuarat”. Ia adalah “menara kawalan” yang menentukan keberkesanan tadbir urus korporat.

PKS khususnya harus melabur dalam reka bentuk Pejabat Setiausaha Lembaga Pengarah untuk memaksimumkan penggunaan sumber yang terhad. Mulakan dengan penempatan kakitangan khas, kemudian teruskan dengan peraturan reka bentuk agenda dan penyediaan maklumat awal.

Dengan mengubah lembaga pengarah daripada “badan pengesahan formal” kepada “badan pembuat keputusan substantif”, pertumbuhan dan kelestarian syarikat akan meningkat dengan ketara.

Adakah lembaga pengarah syarikat anda benar-benar berfungsi? Mengapa tidak menyemak semula reka bentuk pejabat setiausaha anda?