“Transformasi Digital Tadbir Urus” yang Ditunjukkan Kerajaan Vietnam: Intipati yang Perlu Dipelajari oleh PKS

“Batu Pemberat” Pengurusan Bernama Kos Pematuhan

Berapa banyak masa dan kos yang syarikat anda gunakan untuk mengurus pematuhan undang-undang dan peraturan dalaman? Mesyuarat pengurusan, tugas jabatan pentadbiran, penyebaran maklumat ke lapangan. Semua ini adalah “kos pematuhan”. Di banyak PKS, kos ini sering dianggap sebagai “perkara yang tidak dapat dielakkan” atau “tidak boleh dikurangkan”, sehingga menjadi penghalang kepada pertumbuhan perniagaan.

Namun, terdapat gerakan yang mengubah persepsi biasa ini pada peringkat negara. Kementerian Pertanian dan Alam Sekitar Vietnam mengumumkan bahawa mereka telah berjaya mengurangkan masa pemprosesan prosedur pentadbiran lebih daripada 51% dan mengurangkan kos pematuhan lebih daripada 5 trilion Dong Vietnam (kira-kira 30 bilion yen). Selain itu, Kementerian Dalam Negeri sedang memacu transformasi digital yang bertujuan mencapai “tadbir urus pintar berasaskan data”.

Ini mempunyai makna yang lebih mendalam daripada sekadar “penggunaan IT” atau “peningkatan kecekapan”. Sebuah organisasi besar iaitu negara, telah mereka bentuk semula proses tadbir urus (pemerintahan) itu sendiri dan secara berani mengurangkan “beban kerja” pengurusan. Contoh ini memberikan pandangan yang sangat penting kepada pengurus PKS yang sibuk dengan pengurusan peraturan.

Peralihan daripada “Pengurusan” kepada “Reka Bentuk”: Pendekatan Kerajaan Vietnam

Adalah cetek untuk melihat usaha kerajaan Vietnam hanya sebagai “penggunaan dalam talian untuk prosedur pentadbiran”. Intipatinya terletak pada mengubah proses tadbir urus daripada jenis “semakan selepas fakta” kepada jenis “reka bentuk awal/pelaksanaan automatik”.

Tadbir urus tradisional berpusat pada “pemantauan dan pembetulan”, di mana dokumen diperiksa selepas permohonan diterima, dan jika terdapat kekurangan, ia akan dikembalikan. Dengan cara ini, kedua-dua pihak pemohon dan pemeriksa menghabiskan masa dalam kerja ulang-alik yang tidak produktif. “Tadbir urus pintar” yang dituju oleh kerajaan Vietnam adalah dengan menstrukturkan format permohonan sebagai data dan melaksanakan pengesahan automatik pada peringkat input, dengan itu mencipta keadaan “yang tidak memerlukan pembetulan” dari awal lagi.

Ini adalah cara pemikiran yang boleh diaplikasikan terus kepada kawalan dalaman PKS. Sebagai contoh, proses kelulusan perbelanjaan. Di banyak syarikat, kekurangan resit atau pelanggaran polisi diperiksa dan ditegur oleh jabatan perakaunan atau pihak yang meluluskan selepas itu. Jika sistem permohonan perbelanjaan direka bentuk dengan item input yang berstruktur, di mana input yang melanggar peraturan tidak boleh dihantar sama sekali, maka “beban kerja semakan” akan berkurangan secara mendadak.

Tujuan tadbir urus bukanlah “mencari pelanggaran”, tetapi “mewujudkan mekanisme yang menyukarkan pelanggaran berlaku”. Transformasi digital kerajaan Vietnam boleh dikatakan sebagai contoh terbaik yang mendekati tujuan ini secara langsung dengan teknologi.

Data Mengubah Keputusan: “Tadbir Urus Pintar” Kementerian Dalam Negeri

Satu lagi berita penting yang tidak boleh dilepaskan ialah “tadbir urus pintar berasaskan data” oleh Kementerian Dalam Negeri Vietnam. Kata kunci di sini ialah “berasaskan data”.

Pengurusan peraturan dan pematuhan tradisional sering bergantung pada “peraturan empirikal” atau “kes terdahulu”. Keputusan berdasarkan “pada masa itu begini” atau “secara logiknya”. Namun, apa yang dituju oleh Kementerian Dalam Negeri adalah mekanisme untuk menganalisis data yang banyak dihasilkan dari proses (masa pemprosesan, kadar pengembalian, atribut pemohon, jenis masalah, dll.) dan mengoptimumkan peraturan dan proses tadbir urus itu sendiri secara berterusan.

Mari kita aplikasikan kepada PKS. Adakah anda memahami melalui data, klausa manakah yang mengambil masa paling lama untuk dirundingkan dalam proses semakan kontrak syarikat anda? Adakah risiko yang dirasakan “penting” oleh jabatan undang-undang atau pengurusan sepadan dengan risiko yang sebenarnya membawa kepada tuntutan mahkamah atau masalah? Dalam kebanyakan kes, terdapat jurang antara persepsi dan realiti.

“Tadbir urus pintar” adalah falsafah reka bentuk untuk mengisi jurang ini dengan data dan memusatkan sumber pengurusan yang terhadap kepada bahagian yang benar-benar berisiko tinggi.

3 Tindakan “Transformasi Digital Tadbir Urus” yang Boleh Dimulakan oleh PKS Esok

Mendengar cerita di peringkat negara, mungkin ada pengurus yang berfikir, “Ini tidak berkaitan dengan kami.” Namun, jika kita mengubah cara pemikiran, PKS sebenarnya berada dalam kedudukan yang boleh memacu “transformasi digital tadbir urus” dengan menggunakan kelincahan mereka. Ini kerana mereka tidak mempunyai sistem warisan yang tebal atau struktur kuasa yang kompleks seperti syarikat besar. Berikut adalah tiga tindakan konkrit yang boleh dimulakan esok juga.

1. Kenal Pasti “Beban Kerja Pematuhan” Terbesar

Pertama, fahami keadaan semasa. Proses apakah yang paling banyak mengambil masa pihak pengurusan, jabatan pentadbiran, dan kakitangan lapangan untuk pengesahan peraturan, permohonan, kelulusan, dan pelaporan? Perbelanjaan, pengurusan kehadiran, pengesahan keselamatan maklumat, semakan kontrak, kelulusan cadangan… Jangan anggap ini sebagai “perkara yang tidak dapat dielakkan”, cuba visualkan beban kerja dalam unit masa.

Berdasarkan pengalaman saya, di banyak PKS, “menunggu kelulusan pengurusan” dan “pengembalian kerana format tidak lengkap” menjadi beban kerja yang besar. Mengenal pasti “kesesakan” ini adalah permulaan kepada segala-galanya.

2. Mereka Bentuk Semula Proses daripada Jenis “Pembetulan” kepada Jenis “Pencegahan”

Setelah proses dengan beban kerja besar dikenal pasti, mereka bentuk semula proses tersebut dengan “cara kerajaan Vietnam”. Kuncinya adalah mencegah kesilapan di “pintu masuk” di mana ia berlaku.

Sebagai contoh, sistem cadangan. Tetapkan syarat jumlah yang memerlukan kelulusan pada sistem, supaya permohonan yang tidak memenuhi syarat tidak boleh dicadangkan sama sekali. Atau, semasa memuat naik gambar resit untuk perbelanjaan, AI membaca tarikh dan jumlah secara automatik, membandingkannya dengan item input, dan mengeluarkan amaran jika terdapat percanggahan. Mekanisme “jenis pencegahan” seperti ini boleh direalisasikan dengan gabungan perkhidmatan awan atau alat RPA (Automasi Proses Robotik) pada zaman ini, dengan pelaburan awal yang terkawal.

Perkara penting adalah tidak mengejar kesempurnaan. Walaupun sukar untuk mencapai 100% automasi atau pencegahan, jika 80% kesilapan yang kerap berlaku dapat dicegah, beban kerja semakan akan berkurangan secara mendadak.

3. Kumpulkan Data Mudah dan Gunakan untuk Membuat Keputusan

Anda tidak memerlukan infrastruktur analisis data yang canggih. Mula-mula, rekod data paling mudah yang diperoleh daripada proses yang telah direka bentuk semula, dan gunakannya untuk membuat keputusan pengurusan.

・Selepas reka bentuk semula, berapa peratuskah masa pemprosesan proses itu dipendekkan?
・Bagaimanakah kadar pengembalian berubah?
・Adakah tahap kepuasan kakitangan yang terlibat dalam proses (boleh melalui soal selidik) meningkat?

Tiga perkara ini sahaja sudah menjadi penunjuk penting untuk mengukur keberkesanan transformasi digital tadbir urus. Jika keberkesanan dapat dirasai, pemahaman dalaman terhadap pelaburan untuk proses seterusnya juga akan lebih mudah diperoleh. Reformasi tadbir urus mempunyai prinsip utama: memacunya melalui pengumpulan “kejayaan kecil”.

Apa yang Terdapat di Sebalik Transformasi Digital Tadbir Urus: Transformasi Nilai Jabatan Pentadbiran

Apabila proses tadbir urus menjadi lebih cekap dan keputusan berasaskan data berkembang, satu perubahan penting berlaku. Iaitu, perubahan peranan jabatan pentadbiran seperti undang-undang, perakaunan, dan hal ehwal am.

Secara tradisional, jabatan-jabatan ini mempunyai imej kuat sebagai “penjaga peraturan” atau “pembetul”, dan kadang-kadang dilihat oleh jabatan operasi sebagai “penghalang”. Namun, apabila tadbir urus mengalami transformasi digital dan beban kerja pengurusan peraturan harian berkurangan, sumber jabatan pentadbiran boleh dialihkan kepada aktiviti yang lebih strategik.

Sebagai contoh, jabatan undang-undang boleh dibebaskan daripada semakan kontrak standard dan memfokuskan kepada tugas yang lebih tinggi seperti mereka bentuk struktur risiko undang-undang untuk perniagaan baharu atau due diligence untuk penggabungan dan pemerolehan. Jabatan perakaunan boleh dibebaskan daripada pemprosesan baucar dan memfokuskan kepada penyediaan KPI strategik kepada pengurusan atau simulasi pembiayaan. Inilah keadaan yang saya selalu perjuangkan: “mengubah pejabat belakang menjadi peralatan perniagaan”.

Apa yang ditunjukkan oleh reformasi kerajaan Vietnam adalah bahawa matlamat akhir transformasi digital tadbir urus bukan sekadar “pengurangan kos”. Apa yang terletak di sebaliknya adalah mengagihkan semula kecerdasan dan sumber keseluruhan organisasi daripada pemantauan dan pembetulan kepada penciptaan dan pertumbuhan.

Kesimpulan: Peraturan Bukan untuk Dipatuhi, Tetapi untuk Memajukan Perniagaan

Berita tentang transformasi digital pentadbiran kerajaan Vietnam mungkin kedengaran seperti cerita negara jauh pada pandangan pertama. Namun, falsafah teras di sebaliknya——”mereka bentuk semula proses tadbir urus dengan data dan teknologi, dan mengurangkan beban pengurusan”——adalah prinsip universal yang boleh diaplikasikan kepada semua organisasi, tanpa mengira saiz.

Saya ingin bertanya kepada anda sebagai pengurus PKS. Adakah tadbir urus syarikat anda berfungsi sebagai “pelincir” untuk memajukan perniagaan? Atau adakah ia secara tidak sedar menjadi “brek”?

Tadbir urus tidak seharusnya bertujuan untuk “tidak mengganggu perniagaan”. Tujuan asalnya adalah “teknologi reka bentuk” untuk merealisasikan matlamat perniagaan dengan lebih pasti dan cekap. Contoh Vietnam memberikan kita petua konkrit tentang bagaimana menggabungkan kuasa digital ke dalam reka bentuk ini. Bagaimana jika kita mulakan “reka bentuk semula” ini daripada satu proses terlebih dahulu?

Peraturan bukan untuk dipatuhi, tetapi untuk merealisasikan visi anda.