Jangan Biarkan Pengenalan AI Berakhir sebagai Pengoptimuman Separa｜Visualkan Kerja daripada Log dan Reka Bentuk Semula Secara Menyeluruh

Mengapa Seluruh Syarikat Tidak Berubah Walaupun Alat AI Diperkenalkan

Apabila kerja menulis dan meringkaskan dokumen diserahkan kepada AI, satu tugas mungkin menjadi lebih cepat. Namun, jika maklumat yang sama dimasukkan semula di jabatan lain, dan penantian kelulusan serta pemulangan semula untuk pembetulan masih wujud, aliran kerja secara keseluruhan tidak berubah. Penjimatan masa yang bersifat separa dan hasil bagi seluruh syarikat mesti dilihat secara berasingan.

Saya mahu anda bersedia sepenuhnya, dengan tekad untuk menetapkan semula semua mekanisme yang sedia ada. Penetapan semula di sini tidak bermaksud memusnahkan sistem dan data yang sedang beroperasi sekali gus. Maksudnya ialah menyemak semula dari lembaran kosong tanpa menganggap jabatan, pembahagian tugas dan aliran kelulusan sebagai andaian yang tidak boleh dipersoalkan.

Mengasingkan Penyesuaian Manusia daripada Struktur Bilangan Orang yang Diperlukan

Terdapat masalah apabila pihak manusia tidak dapat menyesuaikan diri dengan kerja yang berasaskan AI. Walaupun secara akal kita memahami hala tuju untuk menyusun semula kerja yang selama ini dipikul dengan berasaskan AI dan sistem, perasaan kadangkala tidak dapat mengikutinya.

Pada masa yang sama, jika cara kerja dibina semula, bilangan orang yang sama seperti dahulu belum tentu diperlukan. Masalah penyesuaian psikologi dan masalah struktur apabila peranan serta bilangan orang yang diperlukan berubah melalui reka bentuk semula kerja perlu dipertimbangkan secara berasingan.

Pendirian saya ialah kita perlu mempertimbangkan sehingga ke tahap pengekangan pengambilan pekerja dan pengurangan tenaga kerja. Saya tidak berpendapat bahawa masalah ini selesai dengan penempatan semula pekerja. Ini bukan soal menentukan keupayaan atau kesesuaian setiap pekerja secara pukul rata, sebaliknya soal mengasingkan reka bentuk kerja seluruh syarikat daripada keputusan yang mengambil kira kontrak dan hak setiap individu.

Mulakan dengan Memvisualkan Keadaan Semasa daripada Log

Perkara pertama yang dilakukan ialah menghasilkan carta alir kerja dan dokumen deskripsi kerja daripada log seperti sembang syarikat, minit mesyuarat lepas dan manual. Aliran kerja dari mula hingga akhir digambarkan merentasi jabatan.

Rajah yang dihasilkan daripada log tidak boleh dianggap sebagai kerja yang betul begitu sahaja. Ini kerana mungkin ada kerja yang tidak direkodkan dan manual yang sudah lapuk. Minta pihak berkaitan melihat rajah tersebut, kemudian betulkan perkara yang tertinggal dan perbezaan dengan keadaan sebenar. Maklumat dalaman hanya dikendalikan dalam persekitaran yang dibenarkan oleh syarikat, dan dalam lingkungan yang perlu sahaja. Mengumpul log dan membenarkan penghantarannya ke mana-mana adalah dua perkara yang berbeza.

Gambarkan Sehingga Pengecualian dan Kerja Semula

Ambil contoh kerja pesanan yang rekaan. Pihak jualan menulis kandungan yang diterima dalam sembang, jabatan pentadbiran menyalinnya ke dalam jadual, pegawai bertanggungjawab memohon kelulusan, dan jika maklumat tidak mencukupi, ia dikembalikan kepada pihak jualan.

Walaupun hanya kerja menulis dokumen diserahkan kepada AI, penyalinan, penantian kelulusan dan pemulangan semula untuk pembetulan masih kekal. Semak siapa menerima apa, membuat keputusan apa, dan menyerahkan apa kepada langkah seterusnya. Gambarkan juga ke mana ia dikembalikan apabila berlaku pengecualian.

Hapuskan Proses yang Tidak Perlu Sebelum Membahagikan Peranan

Sebelum cuba mengautomasikan semua proses yang sedia ada, pertimbangkan sama ada ada proses yang tidak perlu dan proses yang boleh digabungkan.

• Bolehkah kemasukan data berganda untuk maklumat yang sama dihapuskan?
• Bolehkah kelulusan yang syaratnya jelas dijadikan peraturan?
• Bolehkah maklumat yang diperlukan dilengkapkan pada awal supaya pemulangan semula untuk pembetulan dikurangkan?

Selepas menyemak aliran kerja dalam skop yang luas, tentukan peranan AI dan sistem. Pemprosesan seperti membaca maklumat yang diperlukan daripada teks dan menyusun permintaan yang kabur ialah calon penggunaan AI. Pengesahan medan wajib, pemadanan dengan syarat yang ditetapkan, pengesahan kuasa dan penyimpanan rekod boleh direka sebagai sistem yang beroperasi mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

Output AI tidak dilaksanakan tanpa syarat. Tentukan sehingga ke perkara yang diperiksa dan pengecualian mana yang dikembalikan kepada manusia. Perkara penting ialah mengasingkan bahagian yang diputuskan oleh manusia daripada bahagian yang diproses secara deterministik oleh sistem serta direkod dan diaudit.

Sahkan Kesan melalui Hasil Keseluruhan

Kesan tidak dinilai hanya berdasarkan berapa minit satu tugas menjadi lebih cepat. Lihat masa dari permulaan hingga siap kerja, kadar pemulangan semula untuk pembetulan dan pengecualian, kualiti, dan kos keseluruhan. Walaupun kemasukan data oleh pihak jualan menjadi lebih pantas, jika pengesahan oleh jabatan pentadbiran bertambah, ia mungkin hanya memindahkan beban.

Mengambil skop reka bentuk yang luas dan menukar semuanya sekali gus adalah dua perkara yang berbeza. Selepas menggambarkan gambaran keseluruhan, sahkan dalam kerja yang terhad, dan beralih dengan cara yang membolehkan pemulihan jika ada masalah. Tentukan terlebih dahulu apa yang dibandingkan dengan kaedah lama dan masalah apa yang menyebabkan kita berhenti. Percubaan separa juga boleh dijadikan pengesahan untuk membina semula keseluruhan.

Perkara yang Boleh Dimulakan Esok

Pilih satu kerja yang merentasi jabatan, dan hasilkan carta alir keadaan semasa serta dokumen deskripsi kerja daripada sembang, minit mesyuarat dan manual. Di hadapan rajah itu, ketepikan dahulu pembahagian tugas dan bilangan orang sekarang daripada andaian, dan fikirkan bagaimana kerja itu disusun semula jika AI dan sistem boleh digunakan.

Keputusan tentang pengambilan pekerja dan tenaga kerja dipertimbangkan sebagai hasil daripada reka bentuk kerja itu. Bukan sekadar menambah penggunaan AI yang kecil, tetapi mengubah cara kerja seluruh syarikat dibina. Tekad itulah yang ingin saya tuntut daripada para pengurusan.