Apabila TV Kehilangan Perkataan “Panas”
Komedian terkenal Jepun, Tetsuro Degawa, mendedahkan dalam rancangan radionya bahawa industri TV kini terlalu ketat dengan pematuhan sehingga beliau dilarang menggunakan perkataan “panas” (熱い). Berita ini menjadi viral (sumber: Nico Nico News).
Pada pandangan pertama, ia kelihatan seperti jenaka. Namun, ini adalah isu yang sangat berkaitan dengan tadbir urus dalam Perusahaan Kecil dan Sederhana (PKS/SME). Apabila pematuhan menjadi “berlebihan”, daya nilaian staf di lapangan akan terhakis, dan enjin pertumbuhan organisasi akan terhenti. Mari kita fikirkan struktur ini bersama-sama hari ini.
Apabila Pematuhan Bertukar Menjadi “Larangan”
Apa yang berlaku dalam industri TV ialah pematuhan telah berubah daripada “pengelakan risiko” kepada “perburuan kata”. Mungkin perkataan “panas” dilarang kerana bimbang ia boleh mencetuskan kecederaan atau kemalangan. Namun, keputusan ini mempunyai kesilapan asas.
Tujuan pematuhan adalah untuk “mencapai objektif perniagaan”. Tujuan rancangan TV adalah untuk menyampaikan keseronokan dan emosi kepada penonton. Menggunakan perkataan “panas” untuk memeriahkan suasana adalah tindakan yang selaras dengan tujuan ini. Melarangnya pasti akan mengurangkan daya tarikan rancangan tersebut.
Perkara yang sama berlaku dalam PKS. “Takut dengan aduan, jadi jangan lancarkan perkhidmatan baru”, “Pernah ada masalah sebelum ini, jadi transaksi ini dilarang”, “Undang-undang berada di zon kelabu, jadi tolak sahaja cadangan itu”. Pemikiran “0 atau 100” seperti ini, tanpa disedari, menyempitkan potensi organisasi.
Rantaian Larangan Melahirkan “Organisasi Berfikir Stagnan”
Dalam sebuah PKS yang saya bantu, Ketua Jabatan Pentadbiran telah melancarkan “pengukuhan pematuhan” dan mengedarkan senarai larangan “Jangan buat ini” kepada semua pekerja. Kandungannya adalah seperti berikut:
- Dilarang memberikan perkhidmatan berlebihan kepada pelanggan
- Dilarang mengadakan mesyuarat yang melibatkan makan minum dengan pembekal
- Dilarang menggunakan nama syarikat di media sosial
Pada zahirnya, ia kelihatan selamat, tetapi jualan syarikat ini merosot sebanyak 15% dalam tempoh enam bulan. Kenapa? Kerana staf di lapangan menjadi kecut hati, beranggapan “buat apa pun kena marah”, dan langsung tidak ada cadangan baru atau inovasi dalam layanan pelanggan. Seorang pegawai jualan mengeluh, “Walaupun pelanggan ajak makan, saya terpaksa menolak.”
Inilah yang dinamakan “pematuhan yang terlepas kawal”. Peraturan mengurangkan risiko dengan mengehadkan tindakan staf, tetapi pada masa yang sama, ia juga memotong kreativiti dan ketangkasan. Jika keseimbangan ini salah, organisasi akan jatuh ke dalam keadaan “selamat tetapi tidak menghasilkan apa-apa”.
Reka Bentuk Risiko “1 hingga 99” adalah Jawapannya
Jadi, apa yang patut dilakukan? Jawapannya terletak pada “reka bentuk risiko 1 hingga 99” yang juga menjadi dasar editorial kami.
Mari kita fikirkan dengan contoh perkataan “panas”. Perkataan ini sememangnya mempunyai risiko. Mungkin ada situasi di mana seseorang yang melecur tidak sepatutnya berkata “panas”. Namun, daripada melarang semua penggunaan “panas”, reka bentuk yang betul adalah dengan menetapkan syarat seperti berikut:
- Elakkan menggunakan “panas” di lokasi yang berpotensi menyebabkan melecur atau kemalangan
- Gunakan “panas” secara bebas di tempat yang selamat, seperti rakaman studio
- Jika mahu menggunakannya, tetapkan peraturan untuk memastikan tiada bahaya di sekeliling
Inilah konsep “1 hingga 99”. Jika anda mahu menjadikan risiko sifar, satu-satunya cara adalah melarang sepenuhnya perkataan “panas”. Tetapi jika anda mahu mengekang risiko dalam lingkungan yang boleh diterima, anda boleh menggunakannya secara berbeza mengikut situasi dan syarat. Fleksibiliti inilah rahsia untuk tidak membunuh daya nilaian staf di lapangan.
Tiga Tindakan yang Perlu Diamalkan oleh PKS
Berikut adalah tiga perkara yang boleh anda mulakan di syarikat anda hari ini.
1. Tukar “Senarai Larangan” kepada “Senarai Kebenaran Bersyarat”
Semak peraturan dalaman syarikat anda sekarang. Tukarkan “Jangan buat ini” kepada “Jika mahu buat ini, pastikan syarat △△ dipenuhi”. Contohnya, tukarkan “Dilarang makan minum dengan pembekal” kepada “Makan minum dengan pembekal dibenarkan dengan syarat mendapat kelulusan penyelia terlebih dahulu dan jumlahnya tidak melebihi RM50 seorang”. Dengan ini sahaja, tahap kebebasan staf di lapangan akan meningkat dengan ketara.
2. Sedar akan “Kebolehbalikan” Keputusan
Keputusan untuk menggunakan perkataan “panas” boleh ditarik balik kemudian dengan berkata “baiklah, jangan jadi”. Ini adalah keputusan yang “mempunyai kebolehbalikan yang tinggi”. Sebaliknya, pembinaan kilang baru tidak mudah ditarik balik. Prinsipnya ialah, tetapkan peraturan pematuhan yang lebih longgar untuk keputusan yang mempunyai kebolehbalikan tinggi, dan lebih ketat untuk keputusan yang mempunyai kebolehbalikan rendah. Semak semula peraturan anda berdasarkan kriteria ini.
3. Minta Staf Menyatakan “Sebab Keputusan”
Biasakan staf untuk menyatakan secara lisan “mengapa anda membuat keputusan itu”. Dalam salah satu klien saya, terdapat syarikat yang mengadakan sesi di mana setiap pekerja menyampaikan satu ayat pada perhimpunan pagi: “Jika saya terpaksa mengambil risiko hari ini, apakah ia?” Melalui ini, pekerja mula memahami perbezaan antara “mengambil risiko” dan “perkara yang dilarang”.
Tadbir Urus Bukan “Pertahanan”, Tapi “Reka Bentuk”
Pendedahan Encik Degawa mengajar kita satu kebenaran mudah: “Pematuhan yang berlebihan membunuh staf di lapangan.” Sebagai pengurus PKS, matlamat yang perlu anda kejar bukanlah “organisasi yang diikat peraturan”, tetapi “organisasi yang mempunyai daya nilaian”.
Pematuhan adalah alat untuk mencapai objektif perniagaan. Jika alat itu menjadi tujuan dan menghalang perniagaan asal, maka itu adalah kesilapan reka bentuk. Mulai hari ini, ambillah langkah pertama untuk mengubah peraturan syarikat anda daripada reka bentuk “0 atau 100” kepada reka bentuk “1 hingga 99”.
Jangan rampas “panas” staf di lapangan. Sebaliknya, reka bentuklah cara untuk mereka menjadi “panas” secara wajar. Itulah tadbir urus sebenar yang diperlukan oleh PKS masa kini.
コメント