Pergantungan Berlebihan kepada Pakar: Risiko Tadbir Urus yang Tidak Disedari

Pembaziran RM150,000 dan Kerosakan Terbiar Akibat Bergantung Sepenuhnya kepada Syarikat Pengurusan

“Tiada rondaan selama 3 tahun”, “RM150,000 untuk siasatan yang tidak perlu”, “Kotak penghantaran barang dibiarkan rosak” – Kes kegagalan tadbir urus syarikat pengurusan kondominium yang dilaporkan oleh THE GOLD ONLINE ini bukanlah sesuatu yang boleh dipandang ringan oleh pemilik perniagaan kecil dan sederhana (PKS).

Dalam kes kondominium ini, akibat menyerahkan segala-galanya kepada syarikat pengurusan, pemeriksaan dan pembaikan yang sewajarnya tidak dijalankan, menyebabkan perbelanjaan yang besar dan sia-sia. Syarikat pengurusan adalah “pakar”, dan persatuan penduduk hanya boleh mempercayai pertimbangan mereka.

Keadaan ini sangat mirip dengan situasi di mana PKS menyerahkan sepenuhnya urusan perakaunan dan undang-undang kepada akauntan atau peguam perunding. Rasa selamat “serahkan saja kepada pakar, pasti selamat” sebenarnya boleh mewujudkan lubang tadbir urus yang serius.

Mengapa “Pergantungan kepada Pakar” Merosakkan Tadbir Urus PKS

Perkara yang sering didengar daripada pemilik PKS ialah, “Saya serahkan semuanya kepada akauntan” atau “Peguam perunding saya sudah semak, jadi tak ada masalah.” Namun, menyerahkan kepada pakar tidak semestinya mengukuhkan tadbir urus. Berikut adalah sebabnya.

Pakar Bukan “Pembuat Keputusan”, Tetapi “Penterjemah dan Pelaksana”

Seperti yang dinyatakan berulang kali dalam dasar editorial media ini, pakar adalah “alat penterjemah” untuk merealisasikan matlamat perniagaan, bukan “pembuat keputusan” untuk pertimbangan pengurusan. Akauntan mencadangkan pemprosesan yang betul dari segi percukaian, tetapi pemilik perniagaan harus menilai sama ada ia yang terbaik untuk keseluruhan perniagaan.

Dalam kes kondominium, syarikat pengurusan mencadangkan siasatan yang tidak perlu sebagai “pakar”, dan persatuan penduduk meluluskannya. Dalam PKS, tidak jarang berlaku di mana skim yang dicadangkan oleh akauntan perunding dengan alasan “ini boleh menjimatkan cukai” dilaksanakan terus, tetapi kemudiannya dinafikan dalam audit cukai.

Risiko “Serah Sepenuhnya” Akibat Asimetri Maklumat

Pakar mempunyai jumlah maklumat yang sangat besar dalam bidang kepakaran mereka. Jika pemilik perniagaan menyerahkan pertimbangan tanpa memahami sepenuhnya kandungannya, dengan alasan “kalau pakar kata macam tu”, risiko berikut boleh timbul:

• Tidak boleh menolak cadangan perkhidmatan atau siasatan yang tidak perlu
• Terpaksa menerima kaedah yang tidak sesuai dengan syarikat
• Walaupun masalah berlaku, pemilik perniagaan tidak menyedarinya kerana menganggap ia “tanggungjawab pakar”

Dalam kes kondominium, persatuan penduduk langsung tidak mencurigai syarikat pengurusan sehingga keadaan luar biasa “tiada rondaan selama 3 tahun” terbongkar. Ini adalah contoh tipikal di mana kepercayaan berlebihan terhadap pakar mewujudkan sudut buta dalam tadbir urus.

Tiga Cara Pemilik Perniagaan Mengekalkan Jarak yang Sesuai dengan Pakar

Saya tidak mengatakan bahawa pakar harus disingkirkan. Sebaliknya, dengan menggunakan mereka dengan betul, mereka boleh menjadi senjata yang kuat untuk pertumbuhan perniagaan. Yang penting ialah pemilik perniagaan sendiri mereka bentuk cara untuk “menggunakan” pakar.

1. Tetapkan “Sesi Penerangan” Secara Berkala

Setiap suku tahun, jemput akauntan atau peguam perunding untuk mengadakan sesi penerangan tentang “risiko dan langkah pencegahan untuk tempoh semasa” kepada pihak pengurusan dan jabatan pentadbiran syarikat. Pada masa ini, biasakan diri untuk bertanya kepada pakar “mengapa cadangan ini perlu?” dan “adakah pilihan lain?”

Dalam kes kondominium, jika ada mekanisme yang memerlukan syarikat pengurusan membuat laporan dan penerangan secara berkala, siasatan yang tidak perlu dan kerosakan yang terbiar mungkin dapat dikesan lebih awal.

2. Minta “Pilihan A/B/C” Sentiasa Dikemukakan

Apabila meminta cadangan daripada pakar, sentiasa minta beberapa pilihan. Contohnya, jangan minta akauntan “fikirkan cara untuk menjimatkan cukai”, tetapi minta mereka membentangkan pilihan yang boleh dibandingkan dari segi kebaikan dan keburukan, seperti “Pilihan A: Susut nilai segera, Pilihan B: Aset tertunda, Pilihan C: Tiada tindakan.”

Dengan kaedah ini, pemilik perniagaan boleh membuat pertimbangan berdasarkan “tahap risiko 1 hingga 99”, dan risiko menerima bulat-bulat cadangan pakar akan berkurangan dengan ketara.

3. Perkenalkan Mekanisme Semakan Pihak Ketiga

Cipta mekanisme di mana cadangan atau hasil kerja pakar disemak oleh pakar lain atau jabatan lain dalam syarikat. Anda mungkin rasa ia memerlukan kos, tetapi memandangkan pembaziran RM150,000 dalam kes kondominium, pelaburan untuk pencegahan adalah sangat berbaloi.

Secara khusus, walaupun hanya meminta akauntan atau perunding lain untuk menyemak “sistem tadbir urus semasa” setahun sekali sudah memadai.

Langkah Pertama untuk Melepaskan Diri daripada Pergantungan kepada Pakar

Perkara pertama yang perlu dilakukan sebagai pemilik perniagaan ialah memvisualisasikan “siapa yang diamanahkan dengan apa” dalam syarikat. Gunakan senarai semak berikut untuk memahami keadaan semasa:

• Adakah pemprosesan perakaunan diserahkan sepenuhnya kepada akauntan?
• Adakah anda tidak memahami kandungan semakan kontrak kerana menyerahkannya kepada peguam?
• Adakah anda pernah “menolak” cadangan daripada pakar dalam tempoh setahun yang lalu?
• Adakah terdapat mekanisme untuk pihak ketiga mengesahkan hasil kerja pakar?

Jika anda menjawab “Ya” untuk mana-mana satu soalan, anda mungkin berisiko mengalami pergantungan kepada pakar.

Kesimpulan: Pakar adalah Alat, Pemilik Perniagaan adalah Watak Utama

Kegagalan tadbir urus syarikat pengurusan kondominium menunjukkan dengan jelas bahaya menyerahkan segala-galanya kepada pakar. Bagi pemilik PKS, akauntan dan peguam adalah rakan kongsi yang kuat, tetapi jangan serahkan “pertimbangan pengurusan” kepada mereka.

Tadbir urus adalah “konsep reka bentuk pengurusan peringkat atasan” yang menyusun dan mengintegrasikan peraturan dari perspektif pengoptimuman keseluruhan untuk merealisasikan matlamat perniagaan. Pakar adalah pihak yang menyokong pelaksanaan ini, dan mereka tidak akan mereka bentuknya untuk anda.

Hanya apabila pemilik perniagaan sendiri menjadi pereka tadbir urus dan “menggunakan” pakar dengan betul, tadbir urus sebenar dapat direalisasikan. Mulai hari ini, semak semula hubungan anda dengan pakar dan reka bentuk semula tadbir urus syarikat anda.