Skandal mendedahkan “sudut buta tadbir urus”
Di Japan Post, terbongkar bahawa seorang bekas ketua yang disyaki rasuah telah mewarisi “hubungan rapat dengan kontraktor” daripada pendahulunya. Berita ini bukanlah sesuatu yang boleh dipandang ringan oleh pemilik perniagaan kecil dan sederhana (PKS).
Ini kerana, walaupun organisasi sebesar Japan Post pun gagal mencegah penyelewengan di peringkat individu. Tidak kira berapa banyak peraturan dan manual yang disediakan, penyelewengan tetap boleh menyelinap melalui celah-celah hubungan manusia seperti “persefahaman tersirat” dan “pewarisan daripada pendahulu” dalam organisasi.
Inti pati masalah ini bukan terletak pada “sistem”, tetapi pada “tindakan individu”. Dan kini, reformasi tadbir urus yang memberi tumpuan kepada “individu” ini sedang mendapat perhatian di Korea.
Kejutan reformasi tadbir urus korporat “didorong individu” dari Korea
Menurut laporan Nikkei, Pengerusi Forum Tadbir Urus Korporat Korea, Encik Lee Nam-woo, telah mengetengahkan trend baharu di mana “pelabur individu mendorong reformasi tadbir urus korporat” (sumber: Nikkei).
Di Korea, bukan sahaja pelabur institusi, malah pelabur individu semakin giat menggunakan hak mengundi mereka dalam mesyuarat agung pemegang saham untuk menuntut penambahbaikan daripada pihak pengurusan. Ini adalah reformasi tadbir urus dari bawah ke atas yang berbeza sama sekali daripada pendekatan “atas ke bawah” atau “didorong peraturan” tradisional.
Bagi PKS, idea ini amat penting. Ini kerana, walaupun tanpa sumber untuk membina sistem kawalan dalaman yang kompleks seperti syarikat besar, kualiti tadbir urus masih boleh ditingkatkan secara drastik dengan mengubah “tindakan individu”.
Kegagalan tadbir urus individu yang ditunjukkan oleh kes Japan Post
Apabila skandal Japan Post diteliti dari perspektif “reformasi tadbir urus yang didorong individu”, inti masalah menjadi lebih jelas.
Fakta bahawa bekas ketua mewarisi hubungan rapat dengan kontraktor daripada pendahulunya menunjukkan bahawa organisasi itu tidak mempunyai mekanisme untuk memantau dan membetulkan “tindakan individu”. Ini adalah kekurangan “tadbir urus berasaskan individu”.
Dalam PKS, “pewarisan tugas tersirat” seperti ini berlaku setiap hari. Penyelewengan dan ketidakcekapan dikekalkan atas alasan “pendahulu saya buat begini” atau “ini sudah menjadi kebiasaan bertahun-tahun”. Ini adalah masalah yang berakar umbi dalam prinsip tindakan manusia yang tidak dapat diselesaikan dengan hanya menyediakan peraturan.
Reka bentuk tadbir urus “berasaskan individu” yang boleh dilakukan oleh PKS sekarang
Jadi, apakah tindakan khusus yang perlu diambil? Berdasarkan contoh Korea dan keadaan semasa di Jepun, kami mencadangkan 3 langkah yang boleh diamalkan oleh pemilik PKS mulai hari ini.
Langkah 1: Wujudkan mekanisme untuk “memvisualisasikan pendapat individu”
Sama seperti pelabur individu di Korea, wujudkan persekitaran di mana “individu” dalam syarikat boleh menyuarakan pendapat. Secara khusus, langkah-langkah berikut adalah berkesan:
- “Mesyuarat Tadbir Urus” bulanan: Sediakan platform yang boleh dihadiri oleh semua pekerja tanpa mengira jabatan atau jawatan, untuk membolehkan mereka menyuarakan soalan dan cadangan penambahbaikan secara bebas.
- Pengenalan sistem pelaporan tanpa nama: Alat percuma (seperti Google Forms) sudah memadai. Bukan sahaja untuk melaporkan penyelewengan, tetapi juga untuk mengumpulkan perasaan “ini tidak kena”.
- Penyediaan “saluran terus kepada pemilik perniagaan”: Sediakan masa satu lawan satu antara pemilik perniagaan dan pekerja sebulan sekali. Walaupun singkat, wujudkan peluang untuk mendengar suara sebenar dari lapangan.
Yang penting, jangan biarkan mekanisme ini menjadi “formaliti semata-mata”. Jika pemilik perniagaan tidak menunjukkan sikap mendengar dengan ikhlas dan membuat penambahbaikan, ia sebaliknya akan menjejaskan kepercayaan pekerja.
Langkah 2: Semak semula “peraturan pendahulu” dari asas sifar
Seperti dalam kes Japan Post, “amalan yang diwarisi daripada pendahulu” adalah risiko tadbir urus yang paling besar. PKS khususnya tidak boleh mengabaikan risiko ini.
Sebagai tindakan khusus, dokumentasikan semua proses perniagaan sebagai “dokumen serah tugas” dan perkenalkan mekanisme di mana pemilik perniagaan atau pihak ketiga (seperti pengarah bebas atau peguam perunding) menyemaknya secara berkala.
Titik penting adalah mempersoalkan “mengapa tugas itu dilakukan dengan cara itu”. Wujudkan budaya di mana alasan “pendahulu saya buat begini” tidak lagi diterima. Ini adalah langkah pertama dalam reformasi tadbir urus berasaskan individu.
Langkah 3: Reka bentuk ganjaran yang memperjelas “tanggungjawab individu”
Seperti yang dinyatakan oleh Forum Tadbir Urus Korporat Korea, “insentif” diperlukan untuk individu bertindak. Walaupun dalam PKS, keberkesanan tadbir urus boleh ditingkatkan dengan memperkenalkan sistem ganjaran yang menilai tindakan individu.
- “Mata Sumbangan Tadbir Urus”: Berikan mata kepada pekerja yang menyumbang kepada pencegahan penyelewengan atau penambahbaikan proses perniagaan, dan cerminkan dalam bonus atau kenaikan gaji.
- “Perlindungan Pemberi Maklumat Dalaman” yang diperjelas: Nyatakan dengan jelas bahawa pekerja yang membuat laporan tidak akan mengalami kerugian, dan sebaliknya, wujudkan budaya yang menghargai “tindakan melaporkan”.
- “Pembatasan Skop Tanggungjawab”: Perjelas skop tugas dan tanggungjawab setiap individu, dan visualkan “siapa yang membuat keputusan apa”. Ini akan mengurangkan “zon kelabu” di mana tanggungjawab tidak jelas.
Apabila individu berubah, organisasi berubah
Skandal Japan Post menunjukkan bahawa tidak kira betapa hebatnya sistem tadbir urus yang disediakan, ia tidak bermakna jika “tindakan individu” tidak berubah.
Contoh Korea mengajar kita bahawa “individu” itulah yang menjadi penggerak reformasi tadbir urus. PKS khususnya harus mengamalkan pendekatan “berasaskan individu” ini secara proaktif.
Tidak perlu memperkenalkan sistem yang kompleks seperti syarikat besar. Mulakan dengan pemilik perniagaan sendiri mewujudkan “platform untuk mendengar pendapat individu”, mempersoalkan “peraturan pendahulu”, dan memperjelas “tanggungjawab individu”.
Tadbir urus bukanlah “pertahanan”, tetapi reka bentuk perniagaan “serangan”. Organisasi di mana individu bertindak secara proaktif adalah organisasi yang tahan terhadap skandal dan mampu berkembang secara mampan.
コメント