Apa yang Ditunjukkan oleh Skandal Nidec
Skandal perakaunan di Nidec, syarikat motor gergasi, baru-baru ini terbongkar. Seperti yang dilaporkan oleh China News Digital dan portal au Web, syarikat ini merupakan perniagaan cemerlang yang telah mencatat pertumbuhan pesat sejak penubuhannya. Justeru, berita ini relevan untuk semua pengurus perniagaan kecil dan sederhana (PKS).
Anda mungkin berfikir, “Kami bukan syarikat tersenarai, jadi ia tidak berkaitan.” Namun, struktur penipuan tidak mengenal skala. Malah, PKS yang mempunyai sistem tadbir urus yang lemah lebih terdedah kepada masalah seumpama ini.
Artikel ini menggunakan skandal Nidec sebagai contoh untuk membincangkan prinsip reka bentuk tadbir urus yang boleh diaplikasikan oleh PKS. Fokus utama adalah “bagaimana mengesan tanda awal penipuan.”
Penipuan Tidak Berlaku Secara Tiba-tiba
Kebanyakan pengurus cenderung berfikir, “Pekerja saya tidak akan melakukan perkara seperti itu.” Namun, penipuan selalunya tidak dirancang secara sistematik; ia bermula daripada “tipu daya” kecil yang bertimbun.
Dalam kes Nidec, terdapat kemungkinan penipuan berterusan dalam tempoh yang panjang. Ini menunjukkan bahawa ia bukanlah niat awal untuk melakukan penipuan besar-besaran, tetapi “pelarasan kecil” pada satu ketika menjadi kebiasaan.
Yang penting di sini adalah melihat penipuan sebagai masalah “sistem” dan bukan “individu.” Walaupun pekerja yang paling cemerlang, jika tekanan dan peluang wujud, risiko untuk terlibat dalam penipuan tidak sifar.
Memahami Tiga Elemen Penipuan
Penipuan memerlukan tiga elemen: “tekanan (motivasi),” “peluang,” dan “justifikasi.” Daripada ketiga-tiga ini, syarikat boleh mengawal “peluang.”
Dalam PKS, kuasa sering tertumpu kepada pengurus atau pekerja tertentu. Akibatnya, fungsi semak dan imbang tidak berfungsi, mewujudkan peluang untuk penipuan.
Membina Sistem yang Tidak Terlepas Tanda Awal
Mungkin sukar untuk mencegah penipuan sepenuhnya. Namun, kita boleh membina sistem untuk mengesannya lebih awal. Kuncinya adalah reka bentuk yang menangkap “tanda-tanda.”
Menyedari Keabnormalan dalam Angka
Kebanyakan penipuan muncul sebagai keabnormalan dalam angka. Contohnya, situasi berikut:
- Jualan stabil tetapi margin keuntungan tiba-tiba bertambah baik
- Hanya satu jabatan tertentu menunjukkan prestasi luar biasa
- Corak permohonan perbelanjaan berubah secara mendadak
- Angka stok tidak sepadan dengan rekod
Dalam PKS, pengurus boleh mengakses semua angka. Adalah penting untuk membiasakan diri bertanya “mengapa angka ini berlaku?” dan bukannya hanya melihatnya secara sambil lewa.
Memberi Perhatian kepada Perubahan Corak Tingkah Laku
Selain angka, perubahan corak tingkah laku pekerja juga merupakan tanda penting. Contohnya, isyarat berikut:
- Kerja lebih masa tiba-tiba meningkat (atau menurun)
- Kerap bekerja pada hari cuti
- Pegawai perakaunan atau kewangan mengelak daripada memberi penjelasan
- Hubungan dengan pembekal tertentu menjadi terlalu rapat
Perubahan ini tidak semestinya menunjukkan penipuan. Namun, ia harus dianggap sebagai “isyarat” bahawa sesuatu mungkin sedang berlaku.
Tindakan Segera untuk PKS
Sekarang, mari kita lihat tindakan konkrit. Sistem kawalan dalaman yang canggih seperti syarikat besar tidak diperlukan. Kaedah yang sesuai dengan skala PKS sudah memadai.
1. Perkenalkan Putaran Tugas Secara Berkala
Jika orang yang sama menjalankan tugas yang sama untuk tempoh yang lama, peluang untuk penipuan meningkat. Tukar tugas secara berkala dalam lingkungan yang mungkin.
Contohnya, asasnya adalah “pembahagian tugas” di mana akaun dan tunai diuruskan oleh orang yang berbeza. Selain itu, menukar pegawai setiap enam bulan membolehkan semak dan imbang berfungsi.
“Anda mungkin berkata, “Kami kekurangan tenaga kerja.” Dalam kes ini, biasakan pengurus sendiri untuk menyemak rekod secara berkala. Anda juga boleh meminta juruaudit luar untuk melakukan pemeriksaan berkala.
2. Bina Budaya “Mengapa” Lima Kali
Apabila anda mengesan keabnormalan dalam angka atau tingkah laku, biasakan untuk menyelidiki “mengapa ia berlaku.” Kaedah “Lima Mengapa” yang terkenal dari Sistem Pengeluaran Toyota juga berkesan untuk mengesan tanda penipuan.
Contohnya, jika jualan meningkat secara mendadak: “Mengapa jualan meningkat?” → “Kerana kami mencuba teknik jualan baharu.” → “Mengapa teknik itu berkesan?” → “Kerana kami menerima pesanan besar daripada pelanggan tertentu.” → “Mengapa pesanan daripada pelanggan itu meningkat?” dan seterusnya.
Dalam proses ini, jika terdapat perkara yang tidak wajar, ia perlu diselidiki lebih lanjut. Yang penting adalah jangan berhenti dengan “secara sambil lewa.”
3. Sediakan Sistem Aduan Dalaman
Sistem aduan dalaman adalah salah satu cara paling berkesan untuk mengesan penipuan lebih awal. Namun, dalam PKS, sering terdapat budaya “tidak boleh membuat aduan dalam syarikat.”
Oleh itu, gunakan pakar luar (peguam perunding atau saluran aduan luaran). Dengan menyediakan sistem aduan tanpa nama, pekerja boleh memberikan maklumat dengan selamat.
Sikap “keutamaan pengadu” adalah penting. Jelas bahawa pekerja yang membuat aduan tidak akan mengalami kerugian, dan perlu ada sistem untuk melindungi mereka.
4. Laksanakan Audit Berkala
Dalam PKS, sukar untuk menubuhkan jabatan audit dalaman yang khusus. Namun, audit berkala oleh pakar luar adalah mungkin.
Contohnya, minta juruaudit atau akauntan bertauliah untuk melakukan “audit ringkas” setahun sekali. Walaupun memerlukan kos, ia meningkatkan kemungkinan mengesan penipuan lebih awal.
Selain itu, pengurus sendiri boleh melakukan “pemeriksaan mengejut.” Dengan memeriksa jabatan atau transaksi tertentu tanpa notis awal, ia boleh memberi kesan pencegahan penipuan.
Kesimpulan: Tadbir Urus adalah Mengenai “Sistem,” Bukan “Individu”
Skandal Nidec menunjukkan bahawa penipuan boleh berlaku di mana-mana syarikat. Yang penting bukanlah menyalahkan individu yang melakukan penipuan, tetapi membina sistem yang mengurangkan risiko penipuan.
Saya berharap pengurus PKS memberi perhatian kepada tiga perkara berikut:
- Tanda penipuan muncul sebagai “keabnormalan” dalam angka atau corak tingkah laku
- Budaya “mengapa” berulang kali membantu mengesan keabnormalan
- Gunakan pakar luar untuk mengukuhkan fungsi semak dan imbang
“Tadbir urus bukanlah pertahanan, tetapi teknologi reka bentuk” adalah prinsip asas media ini. Sistem yang mencegah penipuan adalah asas untuk melindungi perniagaan dan menyokong pertumbuhan.
Semak semula keadaan semasa syarikat anda. Adakah anda merasakan sesuatu yang “janggal”? Perasaan janggal itulah langkah pertama ke arah penambahbaikan.
コメント